Article invité écrit par Simon Cavé, fondateur d’Everlaab.
Chaque semaine, nous perdons beaucoup de temps à relire et à reconsidérer nos tâches. C’est-à-dire que l’on traite les mêmes tâches en plusieurs fois alors que l’on pourrait traiter en une seule fois. Par exemple, on ouvre un email, on le parcourt brièvement puis on le ferme sans le traiter en se disant qu’on s’en occupera plus tard. Puis quand vient le moment de s’en occuper, on est forcé de nouveau d’ouvrir l’email, de le lire puis de le traiter.
Cela pose 2 problèmes :
- Le premier c’est que lorsque l’on commence une tâche et qu’on la laisse en suspens (typiquement on ouvre un email sans le traiter), on ouvre une boucle, autrement dit on laisse un travail inachevé. Or plus on ouvre de boucles, plus notre niveau de stress augmente.
- Le deuxième problème c’est que l’on se créer un travail double. Dans le cas de l’email, on l’ouvre une fois pour le consulter puis une 2ème fois pour le traiter alors qu’on pourrait le traiter en une seule fois.
Lorsque l’on reproduit ce comportement à longueur de journée, on perd beaucoup de temps.
Dans cet article, nous allons donc voir comment éviter ces 2 problèmes pour gagner du temps, diminuer le stress et de manière générale être plus productif.
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L’effet Zeigarnik et les boucles ouvertes
Au début du 20ème siècle, Bluma Zeigarnik, une psychologue soviétique, boit un café près de chez elle tandis qu’elle observe les serveurs du bar. Elle remarque qu’ils parviennent très bien à mémoriser les commandes des clients qui ne sont pas encore servis, mais qu’ils les oublient complètement une fois qui les ont réalisés. Elle émet alors une hypothèse : lorsque nous travaillons, nous avons tendance à beaucoup mieux retenir les tâches inachevées que les tâches terminées.
Quelque temps plus tard Bluma cherche à vérifier cette hypothèse en demandant à plusieurs volontaires de réaliser un certain nombre de tâches tel que produire des figurines en terre et faire des calculs mathématiques. Pour mener à bien son expérience, elle interrompt certains participants dans l’accomplissement de leurs tâches tandis qu’elle laisse les autres finir. Puis elle demande à l’ensemble des participants quelles tâches ils ont retenues. Résultats ? Les tâches interrompues sont 2 fois mieux retenues que les tâches achevées.
L’hypothèse de Zeigarnik est donc confirmée : Notre cerveau garde bel et bien en mémoire les tâches que l’on ne finit pas et élimine automatiquement les autres.
Cette expérience confirme aussi que plus on laisse de tâches inachevées, plus notre mémoire est sollicitée. Or on sait tous ce qu’il se passe quand la mémoire vive d’un ordinateur est trop sollicitée… il surchauffe et devient plus lent. Lorsque l’on garde trop de tâches en mémoire, le même phénomène se produit. On est plus lent, car notre cerveau est encombré de tâches, mais on augmente aussi notre niveau de stress. Alors comment évite-t-on ce phénomène ? Comment ne pas perdre trop de temps et diminuer notre stress ?
C’est ici que la technique du TIO se révèle particulièrement utile.
Qu’est-ce que le TIO ?
La technique du TIO, ou principe du Touch It Once, se base sur un principe simple : Pour ne pas perdre de temps inutilement et ne pas laisser trop de boucles ouvertes, on ne doit toucher à nos tâches qu’une seule fois. Autrement dit, aussitôt qu’une tâche se manifeste, on doit immédiatement déterminer ce que l’on veut en faire :
- Doit-on la traiter immédiatement ?
- La planifier pour le futur ?
- La déléguer ?
- La supprimer ?
En prenant cette décision, on gagne du temps, mais on referme également les boucles plus rapidement ce qui diminue notre stress.
Pour appliquer le principe du TIO, il suffit de s’aider du décisiomètre suivant. Le décisiomètre permet de savoir exactement ce que l’on doit faire d’une tâche dès qu’elle se présente à nous. Il suffit en fait de se poser toute une série de questions pour déterminer si on la supprime complètement, si on la réalise immédiatement, si on la délègue ou si on la transfère.
Prenons un exemple pour mieux comprendre : Nous venons de finir un appel avec l’un de nos clients et ce dernier nous demande un devis.
- On commence par se demander si la tâche prend moins de 5 min : écrire un devis peut prendre du temps surtout si notre client nous demande de travailler sur plusieurs chantiers et comme on a pour habitude de détailler nos devis, on détermine ici que la tâche prendra plus de 5 min.
- Ensuite on se demande si la tâche doit être accomplie : la réponse est oui puisque nous voulons travailler avec ce client.
- Est-ce que c’est une tâche qui se répète et qui peut être automatisée ? Pas vraiment, on préfère faire le devis manuellement et contrôler ce sur quoi on va travailler donc non.
- On finit par se demander si on est la meilleure personne pour accomplir cette tâche : et la réponse est oui puisque nous avons eu le client au téléphone et nous avons pris note de ses besoins. Nous sommes donc les plus à même de rédiger ce devis.
En se posant toutes ces questions, on sait donc que la tâche « faire le devis pour le client Y » doit donc être transférée dans notre todo. En suivant ce processus, on a refermé la boucle. La tâche n’occupe plus de place dans notre mémoire puisqu’on a déterminé ce que l’on allait en faire. Pas besoin de s’en soucier pour le moment, on peut alors se concentrer pleinement sur autre chose.
Pour conclure le TIO est une méthode simple pour déterminer ce que l’on doit faire de toutes les tâches qui se présentent à nous. Une fois apprise et intégrée, elle nous permet de nous poser automatiquement les bonnes questions et de savoir quasi instantanément comment traiter nos tâches. C’est une excellente méthode pour perdre moins de temps et approcher notre travail sereinement.
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